Efterårets messer og events: Derfor bør virksomheder få dem dokumenteret på video
Efteråret er højsæson for messer, konferencer, faglige arrangementer, kundeevents og virksomhedsarrangementer. For mange virksomheder er det de måneder, hvor der bliver investeret betydelige ressourcer i stande, oplæg, medarbejdere, transport, markedsføring og netværk.
Men når arrangementet er slut, bliver værdien ofte begrænset til de mennesker, der var til stede.
En professionel eventvideo kan være med til at forlænge levetiden på arrangementet. Med de rigtige optagelser kan en enkelt messedag eller konference blive til indhold, der kan bruges på sociale medier, hjemmesiden, i nyhedsbreve og i fremtidig markedsføring.
Her får du nogle af de vigtigste grunde til, at virksomheder bør overveje at få deres messer, konferencer og arrangementer dokumenteret på video.
Et event varer måske én dag – indholdet kan bruges i flere måneder
En messe eller konference kræver ofte flere måneders planlægning. Derfor giver det god mening at få mere ud af investeringen end selve dagen.
En eventvideo kan bruges længe efter, at de sidste gæster er gået hjem. En aftermovie kan opsummere arrangementet, mens korte videoklip kan deles løbende på LinkedIn, Instagram, Facebook og andre relevante kanaler.
Materialet kan blandt andet bruges til:
opslag på sociale medier
indhold til virksomhedens hjemmeside
nyhedsbreve
præsentationer og salgsmateriale
rekruttering og employer branding
markedsføring af næste års event
interne opdateringer
På den måde bliver eventet ikke kun en enkeltstående aktivitet. Det bliver også en kilde til nyt indhold.
Video viser stemningen på en måde, billeder ikke altid kan
Eventfotografi er stadig vigtigt, men video kan tilføre noget andet.
Med levende billeder kan man vise energien i lokalet, samtalerne mellem deltagerne, reaktionerne på et oplæg og aktiviteten omkring en messestand. Musik, lyd og bevægelse kan være med til at give seeren en fornemmelse af, hvordan det faktisk var at være til stede.
Det kan være særligt værdifuldt, hvis virksomheden vil vise, at den er aktiv i sin branche, har et stærkt netværk eller deltager i relevante faglige fællesskaber.
En god eventvideo handler derfor ikke kun om at dokumentere, hvad der skete. Den skal også formidle, hvorfor arrangementet var værdifuldt.
En aftermovie kan styrke markedsføringen af næste års event
Hvis virksomheden selv arrangerer en konference, et kundearrangement eller en fagdag, kan en aftermovie være et effektivt værktøj i markedsføringen af næste års arrangement.
En kort video kan vise:
antallet af deltagere
oplægsholdere og fagligt indhold
netværk og samtaler
aktiviteter og workshops
stemningen gennem dagen
deltagernes oplevelser
Når potentielle deltagere kan se, hvad de gik glip af, bliver det lettere at skabe interesse for næste arrangement.
Videoen kan også bruges som en del af markedsføringen, når billetsalget eller tilmeldingen åbner igen.
Interviews giver arrangementet en tydelig fortælling
En eventvideo bliver ofte stærkere, når den indeholder korte interviews.
Det kan være en arrangør, en oplægsholder, en kunde eller en deltager, der fortæller, hvad arrangementet handler om, og hvorfor det er relevant.
Korte interviewklip kan give videoen en klar fortælling og samtidig skabe indhold, der kan bruges selvstændigt på sociale medier.
Eksempelvis kan en deltager svare på spørgsmål som:
Hvad har været dagens vigtigste læring?
Hvad gør dette arrangement relevant for branchen?
Hvad tager du med dig herfra?
Svarene kan klippes sammen med stemningsbilleder fra dagen og give et mere personligt og troværdigt resultat.
Én optagedag kan blive til mange forskellige videoer
En professionel videoproduktion til et event behøver ikke kun resultere i én lang film.
Med en god plan kan optagelserne bruges til flere formater:
en aftermovie på 60-90 sekunder
en kort teaser på 15-30 sekunder
vertikale videoer til LinkedIn, Instagram og Stories
korte interviews med deltagere eller oplægsholdere
videoklip fra oplæg og præsentationer
indhold til virksomhedens hjemmeside
materiale til næste års markedsføring
Det gør det muligt at tilpasse indholdet til forskellige platforme og målgrupper.
En kort, vertikal video kan fungere godt på sociale medier, mens en længere eventfilm kan bruges på hjemmesiden eller i en præsentation.
Eventvideo kan også bruges til employer branding
Messer, konferencer og virksomhedsarrangementer viser ofte en anden side af virksomheden end den, man ser i en traditionel reklame.
Videoen kan vise medarbejdere, der møder kunder, deler faglig viden, holder oplæg eller samarbejder om en fælles aktivitet.
Det kan være værdifuldt i virksomhedens employer branding.
Potentielle medarbejdere får et indblik i kulturen, fagligheden og de mennesker, der arbejder i virksomheden. Det kan gøre virksomheden mere nærværende og attraktiv som arbejdsplads.
Professionel dokumentation gør det lettere at være til stede
Når medarbejdere selv skal tage billeder og filme under et travlt arrangement, risikerer de at bruge mindre tid på kunder, gæster og netværk.
Ved at få en professionel videograf eller eventfotograf med kan virksomheden fokusere på selve arrangementet, mens dokumentationen bliver håndteret løbende.
En erfaren eventvideograf ved, hvordan man arbejder diskret i travle omgivelser, finder de vigtigste situationer og tilpasser optagelserne til den færdige video.
Det giver ofte et mere gennemarbejdet resultat – og sikrer, at vigtige øjeblikke ikke bliver overset.
Sådan planlægger du videoproduktion til en messe eller konference
Det bedste resultat opnås typisk, når videoproduktionen bliver tænkt ind i planlægningen fra begyndelsen.
Inden arrangementet er det en god idé at afklare:
Hvad skal videoen bruges til?
Hvem skal se den?
Hvilke aktiviteter er vigtigst at dokumentere?
Skal der optages interviews?
Skal videoen bruges i både vandret og vertikalt format?
Er der særlige oplæg, gæster eller aktiviteter, der skal med?
Hvornår skal det færdige materiale være klar?
Jo tydeligere formålet er, desto lettere er det at prioritere de rigtige optagelser.
Det er også en fordel at dele et program eller en tidsplan med videografen på forhånd. På den måde kan vigtige oplæg, præsentationer og aktiviteter planlægges ind i optagelserne.
Gør efterårets arrangementer til indhold, der lever videre
En messe, konference eller virksomhedsdag kan være en stor investering. Derfor bør værdien ikke nødvendigvis slutte, når arrangementet gør.
Med professionel eventvideo og eventfotografi kan oplevelsen deles med kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere – også dem, der ikke var til stede.
Samtidig får virksomheden et bibliotek af visuelt indhold, som kan bruges i markedsføringen i ugerne og månederne efter.
Hvis din virksomhed skal deltage i eller afholde en messe, konference eller et arrangement i efteråret, kan det være en god idé at planlægge dokumentationen i god tid.
Med en klar plan kan én optagedag blive til en aftermovie, korte videoer til sociale medier, interviews og visuelt indhold, der fortsætter med at skabe værdi længe efter, at arrangementet er slut.